Статья посвящена актуальной проблеме рационализации систем документооборота в управлении строительной организацией в условиях цифровой трансформации отрасли. Авторами обоснована необходимость перехода от традиционных бумажных процедур к электронному документообороту, обусловленная ростом объемов и сложности документации, вызванным внедрением современных технологий: монолитного и модульного строительства, использования инновационных материалов и автоматизации. Цель работы — разработка прикладной модели рациональной (эффективной, безопасной и управляемой) системы документооборота, адаптированной к специфике строительных процессов и нормативным требованиям. В исследовании применен комбинированный подход, включающий системный анализ бизнес-процессов, нормативно-правовой анализ и эмпирическое исследование в форме опроса 120 респондентов, разделенных на три группы: практикующих инженеров, студентов строительных вузов и жителей многоквартирных домов. Результаты опроса выявили единодушное признание низкой скорости и неэффективности бумажных процессов, а также основные барьеры внедрения электронного документооборота — правовые пробелы, высокую стоимость, недостаточную квалификацию персонала и сопротивление изменениям. На основе комплексного анализа авторы предлагают детализированную модель системы и методику ее поэтапного внедрения, интегрированную с полевыми мобильными решениями. Сформулированы практические рекомендации для государственных органов по дальнейшей стандартизации, для строительных компаний — по внедрению и обучению персонала, для образовательных учреждений — по включению курсов по электронному документообороту в учебные программы, а для пользователей — по развитию сервисов открытого доступа к документации. Ожидаемый эффект от внедрения модели — значительное повышение операционной эффективности, снижение рисков и финансовых затрат, а также рост прозрачности процессов и доверия к качеству строительства со стороны всех участников проекта.
The article is devoted to the urgent problem of rationalization of document management systems in the management of a construction organization in the context of digital transformation of the industry. The authors substantiate the need to switch from traditional paper procedures to electronic document management, due to the growth in the volume and complexity of documentation caused by the introduction of modern technologies: monolithic and modular construction, the use of innovative materials and automation. The purpose of the work is to develop an applied model of a rational (efficient, safe and manageable) document management system adapted to the specifics of construction processes and regulatory requirements. The study uses a combined approach, including a system analysis of business processes, regulatory analysis and an empirical study in the form of a survey of 120 respondents divided into three groups: practicing engineers, students of construction universities and residents of apartment buildings. The survey results revealed unanimous recognition of the low speed and inefficiency of paper processes, as well as the main barriers to the implementation of electronic document management — legal gaps, high cost, insufficient personnel qualifications and resistance to change. Based on a comprehensive analysis, the authors propose a detailed model of the system and a methodology for its step-by-step implementation, integrated with field mobile solutions. Practical recommendations are formulated for government agencies on further standardization, for construction companies — on the implementation and training of personnel, for educational institutions — on the inclusion of courses on electronic document management in curricula, and for users — on the development of open access services to documentation. The expected effect of the model implementation is a significant increase in operational efficiency, a reduction in risks and financial costs, as well as an increase in the transparency of processes and trust in the quality of construction on the part of all project participants.